La gestione dei documenti in azienda è una componente cruciale per la continuità e l’efficienza operativa di qualsiasi organizzazione. In un contesto sempre più digitalizzato e regolamentato, la sicurezza dei flussi documentali rappresenta inoltre un fattore determinante non solo in termini di protezione delle informazioni, ma anche per garantire conformità alle normative vigenti.
In questo scenario, adottare un modello di Managed Document Services (MDS) consente di superare i limiti delle tradizionali soluzioni di stampa gestita (MPS) e abbracciare un approccio più ampio, orientato all’ottimizzazione completa dell’ecosistema documentale. Vediamo in che modo.
MDS: più della semplice gestione della stampa
Il modello MDS si basa su un servizio consulenziale integrato che ha come obiettivo l’efficientamento dell’intero ciclo di vita del documento, partendo dalla cattura, passando per l’archiviazione e il monitoraggio, fino ad arrivare alla sicurezza e alla conservazione dei dati.
A differenza del tradizionale approccio MPS, che si limita alla gestione delle attività di stampa, l’MDS affronta la gestione dei documenti in azienda in chiave evoluta, includendo:
- l’analisi dei processi documentali;
- l’identificazione di aree critiche;
- l’implementazione di soluzioni personalizzate;
- la definizione di policy di sicurezza documentale.
Parole chiave come analisi, valutazione, sicurezza e consulenza diventano quindi pilastri fondamentali per una gestione moderna ed efficiente dei documenti aziendali.
Sicurezza nella gestione documentale: cosa significa davvero
Il concetto di sicurezza applicato alla gestione dei documenti in azienda va ben oltre la protezione da attacchi esterni o accessi indesiderati. Riguarda l’intero sistema di trattamento dei dati e include:
- la riservatezza delle informazioni;
- la conformità normativa (GDPR, AgID, ecc.);
- la tracciabilità delle operazioni;
- la protezione dei documenti nei contesti di lavoro ibrido o da remoto.
Normative come il Manuale di gestione documentale (in vigore dal 2013) e le successive Linee guida AgID definiscono le modalità corrette per l’organizzazione, la conservazione e la sicurezza dei documenti, sia digitali sia cartacei. Tra i requisiti principali figurano:
- l’immodificabilità dei file;
- l’integrità del contenuto;
- l’uso di strumenti come firma elettronica e cloud computing.
Perché adottare un approccio MDS per la gestione dei documenti in azienda
Un sistema MDS consente alle aziende di affrontare la trasformazione digitale in modo strutturato, garantendo:
- maggiore efficienza operativa, grazie all’automazione dei processi;
- riduzione dei costi nascosti, legati a errori, duplicazioni o inefficienze;
- maggiore sicurezza, sia fisica sia informatica;
- conformità alle normative, evitando sanzioni o criticità di audit.
Inoltre, un approccio consulenziale e personalizzato come quello offerto dai Managed Document Services permette di allineare le soluzioni documentali alle reali esigenze del business, favorendo l’adattabilità e la scalabilità del sistema aziendale.
